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Die typischen Aufgaben eines Facility Managers oder Managerin (FM) sind von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Im Allgemeinen sind sie für die Wartung und Instandhaltung der Gebäude einer Organisation verantwortlich und stellen sicher, dass diese den gesetzlichen Anforderungen und den Gesundheits- und Sicherheitsstandards entsprechen.

Facility Manager und Managerinnen (FM) sind in verschiedenen Unternehmensfunktionen tätig und arbeiten sowohl auf strategischer als auch auf operativer Ebene. Sie sind mit der Bereitstellung, Instandhaltung und Entwicklung einer Reihe verschiedener Dienstleistungen betraut, wie z. B:

• Immobilienstrategie
• Flächenmanagement
• Infrastruktur der Kommunikation
• Instandhaltung von Gebäuden
• Prüfungen und Inspektionen
• Gebäudeverwaltung
• Vertragsmanagement
• EHS (Umwelt, Gesundheit, Sicherheit)
• Sicherheit
• Planung der Gebäudeinstandhaltung
• Management von Renovierungen und Sanierungen

Beide Begriffe bezeichnen grundsätzlich unterschiedliche Berufe, wobei Facility Management seit Dezember 2011 mit der DIN EN 15221-1 einer genormte Berufsbezeichnung entspricht.

Hausmeister und -meisterinnen sind Personen, die Gebäude reinigen, Reparaturen durchführen und die Instandhaltung einzelner Räume betreuen. Sie können bei einem externen Gebäudereinigungsunternehmen, einer Hausverwaltung oder im Unternehmen selbst angestellt sein. 

Facility Manager und Managerinnen hingegen sind für das gesamte Gebäude oder sogar für mehrere Gebäude in demselben Komplex zuständig. Sie kümmern sich häufig um die Wartungs-Budgets, beaufsichtigen die Hausmeister und übernehmen Aufgaben der Verwaltung. Insbesondere bei kleineren Gebäuden werden die Aufgaben beider Posten von einer Person übernommen.

Es gibt eine Reihe guter Gründe, warum ein Unternehmen den Bereich des Facility Managements nie vernachlässigen sollte:

1. Es macht einen guten Eindruck auf Besuchende
Ordnungsgemäß gepflegte Anlagen sind eine Notwendigkeit, denn der erste Eindruck Ihres Unternehmens wird durch die Anlagen geprägt. Ein ungemähter Rasen und verunreinigte Räumlichkeiten hinterlassen bei potenziellen und aktuellen Kundinnen und Kunden bereits einen schlechten „Beigeschmack“. 

2. Es macht die Arbeit effizienter
Eine ordnungsgemäße Verwaltung der Einrichtungen steigert die Effizienz des Unternehmens exponentiell. Wenn alle Ihre Einrichtungen verwaltet werden, gibt es nur sehr wenig Spielraum dafür, was die Arbeit stören kann. Die Mitarbeitenden wissen, wo die Dinge aufbewahrt werden, müssen keine Zeit mit der Suche nach Materialien verschwenden und steigern so die Effizienz.

Außerdem können Sie Probleme erkennen und vorhersehen, bevor diese auftreten, z. B. wenn in den Toiletten keine Papierrollen mehr vorhanden sind oder die Geräte nicht richtig funktionieren. So bleibt der Ablauf des Betriebs und die Zufriedenheit des Mitarbeiterteams unbeeinträchtigt.

3. Es erhöht die Arbeitsmoral der Mitarbeitenden
Ordnungsgemäß verwaltete Anlagen haben einen erheblichen Einfluss auf die Arbeitsmoral der Mitarbeitenden. Sie helfen ihnen, sich zu konzentrieren, stolz auf ihren Arbeitsplatz und die Mitarbeit im Unternehmen zu sein. Außerdem wird die Zahl der Krankheitstage verringert und damit die Produktivität der Mitarbeitenden erhöht.

4. Es hilft, Kosten zu sparen
Eine professionelles Facility Management ist wichtig, um Kosten zu sparen. Durch die Verwaltung Ihrer Anlagen und Räumlichkeiten werden Wartungsprobleme seltener, was zu erheblichen Kosteneinsparungen führt.

Zudem können Sie sich mehr auf die Vorbeugung als auf die „Schadensbegrenzung“ konzentrieren, da Sie Probleme angehen können, bevor sie entstehen. Dies ist ebenfalls sehr vorteilhaft für die Einsparung von Kosten und Minimierung der Ausgaben.