Die Nutzung einer von mehreren Parteien bewohnten Immobilie macht vielfältige Verwaltungstätigkeiten erforderlich. In der Regel beauftragen die Eigentümer und Eigentümerinnen einer Immobilie deshalb eine professionelle Hausverwaltung mit der Immobilienverwaltung. Doch oftmals ist ihnen nicht klar, was eine Hausverwaltung darf und was nicht. Die Oehler Immobilien- und Hausverwaltung GmbH, Ihre Hausverwaltung in Essen, erklärt Ihnen, wo die Grenzen der Tätigkeit einer Verwaltung zu ziehen sind.
Das Wichtigste in Kürze
- Eine Hausverwaltung darf keine Hausordnung erlassen.
- Die Wohnungen der Eigentümer und Eigentümerinnen darf sie nur nach Voranmeldung oder in Notfällen betreten.
- Die Gelder der Eigentümergemeinschaft dürfen nur auf einem Treuhandkonto geführt werden und die Hausverwaltung darf keine Kredite aufnehmen.
Hausordnung erlassen
Die Hausverwaltung darf keine Hausordnung erlassen, die den Eigentümern und Eigentümerinnen und Mietern und Mieterinnen einer Wohnanlage vorschreibt, wie sie sich zu verhalten haben. Der Erlass einer Hausordnung ist ausschließlich Angelegenheit der Eigentümergemeinschaft.
Wohnungen der Eigentümer und Eigentümerinnen betreten
Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der Hausverwaltung dürfen nicht ohne vorherige Anmeldung die Wohnungen der Eigentümer und Eigentümerinnen betreten. Für etwaige Wohnungsbesichtigungen im Rahmen von Instandhaltungs- oder Reparaturarbeiten muss sich die Hausverwaltung mindestens 24 Stunden vorher beim Eigentümer bzw. der Eigentümerin anmelden. Ist jedoch Gefahr im Verzug, darf die Hausverwaltung eine Wohnung auch ohne Vorankündigung betreten. Dies gilt beispielsweise bei einem Rohrbruch oder einem Feuer.
Eigenmächtig Beschlüsse ändern oder aussetzen
Der Verwaltung einer Eigentümergemeinschaft ist es untersagt, eigenmächtig Beschlüsse zu fassen oder Beschlüsse der Gemeinschaft zu ändern oder auszusetzen. Zudem ist es der Hausverwaltung nicht erlaubt, sich selbst im Namen der Eigentümergemeinschaft zu entlasten. Eine Entlastung muss immer im Rahmen einer Eigentümerversammlung erfolgen.
Mit dem Geld der Eigentümergemeinschaft spekulieren
Besonders für die Verwaltung der Gelder der Wohnungseigentümer und -eigentümerinnen gibt es klare Regeln für eine Hausverwaltung. So darf eine Hausverwaltung kein Girokonto im eigenen Namen eröffnen und darauf die Hausgelder der Eigentümer und Eigentümerinnen einzahlen lassen. Das Hausgeld muss immer auf einem Treuhandkonto verwaltet werden.Außerdem darf die nicht Gelder im Namen der Eigentümergemeinschaft inWertpapieren anlegen und damit an der Börse spekulieren. Nur die Eigentümergemeinschaft selbst darf entscheiden, wie beispielsweise die Gelder für die Instandhaltungsrücklage angelegt werden sollen. Die Hausverwaltung hat sich an einen derartigen Beschluss der Eigentümergemeinschaft zu halten.
Kredite aufnehmen
Grundsätzlich darf die Verwaltung auch nicht das Konto überziehen oder für die Bezahlung von Rechnungen einen Kredit aufnehmen. Stehen beispielsweise teure Reparatur- oder Instandhaltungsarbeiten an, muss sich die Hausverwaltung vor der Vergabe dieser Arbeiten die Zustimmung der Eigentümergemeinschaft einholen. Lediglich in Notfällen, wenn Gefahr im Verzug ist (also beispielsweise bei einem Rohrbruch oder einem Heizungsausfall im Winter), darf die Verwaltung unabhängig von der Höhe der Kosten einen sofortigen Reparaturauftrag ohne vorherige Zustimmung der Eigentümer und Eigentümerinnen vergeben.
Wann macht sich eine Hausverwaltung strafbar?
Begeht die Hausverwaltung Straftaten, macht sie sich selbstverständlich strafbar. Dies ist beispielsweise der Fall bei
- Veruntreuung
- Vorteilsnahme
- Urkundenfälschung
Bei einem dringenden Tatverdacht sollten die Eigentümer und Eigentümerinnen sofort eine Strafanzeige stellen.